Réunion du Bureau
24 septembre 2024
Compte-rendu
Présents : Guy Bidault, Xavier Dippe, Claude Febvay, Daniel Catois, Christian Sauvage, , Evelyne Surin, Jean-Marie Renard et Jean Chauvin.
Excusés : Michèle Costa et Catherine Sauleau.
La réunion débute à 16h05.
L’ordre du jour est principalement la préparation de la Rando d’octobre, le choix du menu du repas annuel, ainsi que quelques questions diverses.
- Préparation de la Rando d’Octobre
- Modification du parcours « 43km »
Après la rencontre avec M. Martial Lecomte, Maire de Marolles, le passage par le Maquis de Plainville est possible. Les travaux de débroussaillage sont en cours et le passage du gué de la Vinette sera aménagé pour le passage des randonneurs programmé autour de 11h30.
Cette boucle ne concerne que le circuit « 43km ». Les autres circuits ne sont pas concernés. Ce passage par le maquis de Plainville rallongeant le circuit d’environ 1,3km Guy a prévu un raccourci compensatoire.
Cette proposition de modification fait l’objet d’un débat du fait que les randonneurs des Sentiers du Perche passeront au maquis dans le temps des cérémonies officielles, que cette modification entraîne un passage non-sécurisable (accès moto…) d’environ 800m avec notamment le passage du gué de la Vinette et, enfin, que la communication auprès des randonneurs doit être modifiée.
Le Bureau conclut que cette modification apporte un « plus » à notre randonnée annuelle qui en compense les inconvénients. Le bureau va donc publier un rectificatif avec modification du circuit sur GPX. Il est précisé que ce passage, qui emprunte une voie privée, n’est autorisé qu’à titre exceptionnel ce 6 octobre et ne peut donc pas être considéré comme « ouvert au public ».
- Autre informations sur les parcours
La Mairie de Champrond a donné son accord de passage et l’utilisation du local municipal pour le poste de ravitaillement.
Le Canal d’Arcisses en cours de débroussaillage. Claude Febvay prévoit une signalétique particulière pour le passage qui pose le plus de problèmes.
- Balisage
Il sera effectué jeudi 03 et vendredi 04 octobre par les équipes désignées à cet effet lors de la réunion des bénévoles du 1er octobre. Toutes les informations (cartes…) et instructions seront fournies lors de cette réunion.
Il y a, à ce jour une petite vingtaine de volontaires.
Il faut prévoir piquets et Rubalise.
- Sécurité
Patrick Sauleau est responsable de la sécurité des circuits. Il sera assisté de Christian Manière (moto). Claude Febvay, assisté de Daniel Genuit, s’occupe du tronçon du canal d’Arcisses
- Logistique matérielle
En cas de conditions météorologiques défavorables il faudra installer des barnums pour les postes de ravitaillement de Moulin-Grignon, La Ferrière et Champrond.
Il faut 4 personnes pour les monter le matin de la Rando : Guy, Gilles, Jean et Jean-Marie.
Chaque poste de ravitaillement est doté d’une table et d’au moins un jerrycan d’eau. Deux équipes d’au moins 2 bénévoles se succèdent pour la tenue de ces postes. Ils sont en possession des numéros de téléphone nécessaires dont celui de Jean-Marie pour toute les questions portant sur le ravitaillement.
Le poste de Moulin-Grignon, où pourraient passer environ 190 randonneurs, doit être renforcé avec une table supplémentaire et deux équipes aguerries.
- Intendance
Jean-Marie, doté d’une incomparable expérience, a établi la liste des denrées nécessaires. La commande a été passée auprès du « Magasins U », avec lequel se profile un partenariat contractualisé. La livraison se fera samedi après-midi (Jean-Marie et Jean)
Jean-Marie passe commande à la Reinette pour le cidre, le jus de pomme et autres.
Les baguettes de pain seront commandées chez Huet et devront être disponibles pour 6h30. Jean-Marie prévoit 70 baguettes dont une petite vingtaine pour le repas des bénévoles.
A l’arrivée des randonneurs il leur sera offert des boissons, chaudes et froides, et des petits gâteaux sucrés.
Au repas des bénévoles où sont inscrits à ce jour environ 50 personnes il est prévu un apéro rosé-pamplemousse et des cuisses de poulet.
- Inscriptions, publicité
Une soixantaine de personnes sont inscrites à ce jour. Ces pré-inscriptions concernent principalement les parcours « 42 km » et « 32 km ». Le rythme de pré-inscriptions est à peu près le même que l’an passé.
Les banderoles ont été accrochées aux carrefours habituels en fonction des autorisations municipales. Des annonces sont inscrites sur les agenda des radios (SWEET FM et d’autres radios locales).
La rencontre avec la presse est prévue la semaine prochaine.
- Bénévoles
La réunion de tous les bénévoles est prévue le mardi 1er octobre à 15h à la Halle de Margon pour les informations d’organisation, les instructions diverses et la constitution des équipes. Nous commencerons par la constitution des équipes de l’accueil et des ravitaillements et nous terminerons par la préparation des opérations de balisage.
Nous ferons la préparation de la salle à 14h30 et il faut libérer les lieux à 17h30 dernier délai.
- Divers
Les feuilles de route sont à finaliser, voire à actualiser en fonction de la modification du parcours.
Et le panneau d’information près de la Chapelle-des-Noyers est à faire.
- Repas de fin d’année (7 décembre 2024)
Le traiteur, Gérard Neveu de Ceton, maintient son prix de l’an passé, à savoir 32€ par personne. Le service et le nettoyage de la vaisselle sont compris dans ce prix. Les Sentiers doivent fournir au moins 2 verres par personne (eau et vin), des grandes assiettes, les couverts, les carafes pour l’eau, les tasses à café et soucoupes.
Le traiteur nous a fait parvenir ses propositions de menu. Le bureau a choisi, après l’apéritif (kir et amuse-bouche), une entrée à base de noix de coquilles Saint-Jacques, un trou normand et, en plat principal, un pavé d’autruche avec une sauce bordelaise et un accompagnement de légumes, assiette de fromages et assiette de desserts pour terminer. En cas de non-disponibilité de l’autruche il sera servi un tournedos de bœuf.
Les Sentiers du Perche fournissent les vins (blanc et rouge).
Le prix de la participation des membres de l’association à cette soirée devra être fixé lors de la prochaine réunion du bureau. Compte-tenu des devis reçus, cette participation ne devrait pas évoluer de façon significative par rapport à l’an passé (pour rappel : 35€ pour les adhérents / 42€ pour les autres).
- Sortie annuelle (5 juin 2025)
Les cars Lécuyer de Brou ont fourni un devis pour la sortie à Giverny. Le montant proposé est de 1276,00 € pour un car de 57 places avec des toilettes, mais avec la contrainte d’une immobilisation du bus de son arrivée à Giverny au moment du retour. A titre de comparaison c’est 27€ moins cher que l’an passé pour Saumur. Le paiement éventuel du parking est à notre charge en sus.
Les informations concernant les visites (programmations, horaires, prix) pour l’année 2025 ne sont pas encore parues.
La prochaine réunion est fixée au mardi 22 octobre à 16h.
L’ordre du jour étant épuisé la séance est levée à 18h10.
Le secrétaire de séance, Le Président,
Jean Chauvin Guy Bidault